Amministrazione Trasparente

UFFICIO ALUNNI BALBO:

Attività di sportello utenza – UST/USR
-Iscrizioni alunni, gestione archivi e caricamento,
aggiornamenti alunni su SIDI;
- Iscrizioni alunni – Tenuta fascicoli documenti alunni;
comunicazioni con le famiglie
-Gestione pagelle, diplomi, tabelloni, scrutini, gestione
assenze e ritardi
- Certificazioni varie e tenuta registri
-Esoneri educazione fisica e IRC
-Gestione registro matricolare
-Predisposizione NULLA OSTA - INVALSI
-Tenuta e conservazione dei registri dei candidati ammessi
- Gestione procedura attivazione corsi IDEI e corsi di
recupero; tenuta e conservazione dei registri degli esami di
idoneità;.
- Registro perpetuo dei diplomi; - Registro di carico e scarico
dei diplomi; - Compilazione diplomi di maturità;
delle giacenze dei diplomi e sollecito per il ritiro dei diplomi
giacenti
- Gestione e procedure per adozioni e sussidi (libri di testo)
- Assicurazione integrativa alunni e/o personale.
Predisposizione eventi su Pago PA e
volontari famiglie.
- Pratiche studenti diversamente abili.
-Collaborazione docenti Funzioni Strumentali per monitoraggi
relativi agli alunni.
-Adempimenti connessi all’organizzazione delle attività
previste nel PTOF
- Rapporti per arginare la dispersione scolastica
- Gestione monitoraggi e rilevazioni statistiche riferite agli
studenti e ai tassi di assenza del personale
-Gestione registro matricolare.

-Gestione circolari interne - tenuta fascicoli documenti alunni
Richiesta o trasmissione documenti
Gestione corrispondenza con le famiglie
-Gestione denunce infortuni INAIL e Assicurazione
integrativa alunni e/o personale
-Gestione pratiche studenti diversamente abili
-Collaborazione docenti Funzioni Strumentali per monitoraggi
relativi agli alunni
- verifica contributi volontari famiglie
-Esami di stato
-elezioni scolastiche organi collegiali. Adempimenti connessi
all’organizzazione delle attività previste nel PTOF
-Gestione stages/alternanza/tirocini e relativi monitoraggi.
Gestione convenzioni scuola/studenti/aziende
- Gestione organizzativa viaggi d’istruzione e visite guidate,
stesura incarichi (personale interno) dei docenti
accompagnatori, escluse le richieste di CIG/CUP/DURC e
tutti i controlli sui fornitori (si vedano linee
dell’ANAC)
-gestione DB alunni e tutori del sito web e registro elettronico.
-Carta dello studente.
-Gestione iscrizioni ai corsi per le certificazioni informatiche e
linguistiche
-gestione borse di studio e sussidi agli studenti
-compilazione certificazioni per detrazioni fiscali delle spese
di istruzione non universitarie (contributi volontari, viaggi di
istruzione, viaggi, ecc.)
-Verifica situazione vaccinale studenti
-Collaborazione con il DS per segnalazioni e gestione
problematiche connesse a
“soggetti/studenti fragili”.
-Adempimenti connessi con il D. Lgv. 33/2013 e D. Lgv.
97/2016 in materia di amministrazione trasparente.
Pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez.
“Pubblicità legale Albo on-line”.
- Supporto scrutinio elettronico e riscontro tabelloni voti,
pagelle, registro generale dei voti
- I documenti informatici prodotti dall’Ufficio Didattica vanno
protocollati autonomamente e inviati all’AREA
PROTOCOLLO se soggetti a pubblicazione su a Albo
o Amministrazione Trasparente.

UFFICIO ALUNNI LANZA:

Attività di front- office;
-Gestione comunicazioni con le famiglie;
Assistenza alunni che lamentano sintomi di vario genere
(telefonate ai genitori);
-Controllo con telefonate ai genitori per uscite anticipate;
- Gestione statistiche;

Abbinamento RE ai docenti e relative classi;
Creazione RE extracurricolari per corsi Lanza; Risoluzione
problemi RE alunni;
-Supporto tecnico ai docenti per Registro Elettronico e varie;
Collocazione all’interno del Registro Elettronico e della
Segreteria Digitale dei nuovi assunti;
-Consegna libretti scolastici Lanza e Serale;
-Creazioni email istituzionale;
-Creazione account docenti per l’accesso ai PC delle classi
Lanza;
-Sostituzioni password per studenti e genitori RE e e
Fotocopie per alunni e docenti;
Creazione gruppi per studenti alternativa alla Religione per
tutte le classi Balbo/Lanza;
Convocazioni: consigli di classi – collegio docenti
Istituto Balbo/Lanza (Verdi);
Esame di Stato;
Denunce infortuni INAIL secondo le procedure SIDI. A tale
adempimento si dovrà dare esecuzione entro le 48 ore
successive alla conoscenza dei fatti (assunzione a protocollo
della relazione d’infortunio o del referto medico del pronto
soccorso); particolare attenzione presterà per eventuali
contenziosi in seguito agli infortuni degli alunni per eventuali
citazioni in giudizio da parte degli interessati;
provvederà ad inviare tutta la documentazione di pertinenza
all’Avvocatura dello Stato;
- Supporto scrutinio elettronico
I documenti informatici prodotti dall’Ufficio Didattica vanno
protocollati autonomamente e inviati all’AREA
PROTOCOLLO se soggetti a pubblicazione sull’Albo on
o Amministrazione Trasparente.

UFFICIO PERSONALE:

Gestione degli organici dell’autonomia (per i docenti) e del
personale ATA (di diritto e di fatto);
-Valutazione domande e compilazione graduatorie supplenze
personale docente ed ATA (in particolare per le graduatorie di
terza fascia) e relativi controlli sulle autocertificazioni;
-Organici – Tenuta dei fascicoli personali analogici e digitali
-Aggiornamento graduatorie interne d’istituto personale
docente e ATA – Tenuta Graduatorie
graduatorie interne soprannumerari docenti e ATA e relativi
Adempimenti.
-Convocazioni docenti - ata ed adempimenti conseguenziali
(Verifica e convalida della documentazione di rito
punteggio, comunicazioni per assunzioni, proroghe e
cessazioni, Decreti di rettifica o di esclusione,predisposizione
provvedimento di conferimento di supplenza da pubblicare su
Albo on line).

-Pratiche organico aggiuntivo;
stesura incarichi docenti;
stesura decreti ore eccedenti ed ore alternative alla religione
-COSTITUZIONE, SVOLGIMENTO, MODIFICAZIONE,
ESTINZIONE DEL RAPPORTO DI LAVORO:
Predisposizione contratti di lavoro -
assunzione - Assunzione in servizio – Preparazione doc
periodo di prova – Controllo documenti di rito e verifica titoli
all’atto dell’assunzione – Gestione delle procedure connesse
con la Privacy Comunicazioni centro per l’impiego
Casellario giudiziale – Trasmissione documenti per Visto
preventivo RTS;
-Pratiche cause di servizio
-Corsi di aggiornamento e di riconversione
-Attestati corsi di aggiornamento e collaborazione con
l’RSPP per adempimenti D. Leg.vo 81/08.
-Certificati di servizio, Autorizzazione esercizio libera
professione;
-Decreti di congedo ed aspettativa, inquadramenti economici
contrattuali e riconoscimento dei servizi in carriera;
-Ricongiunzioni e riscatti;
-Ricostruzioni di carriera – Progressioni di carriera
di pensionamento – gestione ed elaborazione TFR
decessi o per personale optante; sistemazione posizione
assicurativa (Passweb);
-Gestione dell’archivio storico e archivio corrente
I documenti informatici prodotti dall’Ufficio Personale vanno
protocollati autonomamente e inviati
soggetti a pubblicazione sull’Albo on line o Amministrazione
Trasparente.

 Tenuta registro protocollo informatico e archiviazione
(Titolario)- Protocollo in entrata e uscita;
-Pubblicazione albo on line e sito web
corrispondenza elettronica compreso indirizzo PEO e PEC
Invio conservazione dati al termine della giornata lavorativa
-Archivio cartaceo e digitale –Tenuta, supporto e controllo
pratiche relative a tutti i progetti da realizzare
PTOF (PON, etc) mediante predisposizione di appositi
fascicoli digitali – Distribuzione modulistica interna al
personale interno e aggiornamento della stessa
sportello utenza esterna;
-Adempimenti connessi con il D. Lgv. 33/2013 e D. Lgv.
97/2016 in materia di amministrazione trasparente. In
particolare provvede a gestire e pubblicare: l’organigra
dell’istituzione scolastica; Il Curriculum Vitae e la
retribuzione del Dirigente Scolastico e tutto quanto previsto
dalla normativa sopra citata;

Comunicazioni al personale docente/ATA,
compresa pubblicazione on-line sul sito web;
-Comunicazioni del DS e Dsga;
-Convocazione e supporto nell’elezione degli Organi
Collegiali,
- Sistemazione verbali Organi Collegiali a supporto del Primo
Collaboratore del DS;
-aggiornamento infoschool; protocoll
corrispondenza sidi - scarico fatture infoschool
registro fatture;
-certificati servizio;
-trasmissione fascicoli personali;
-Organici – Tenuta dei fascicoli personali analogici e digitali
-Richiesta e trasmissione documenti;
-decreti di rettifica e depennamenti docenti e ata;

-Espletamento pratiche legate al servizio e assenze del
personale docente e Ata su applicativo Isoft e Sidi;
-Gestione rilevazione presenze del personale ATA attraverso i
sistemi di rilevazione delle presenze
-Tenuta registro protocollo informatico e archiviazione
(Titolario)- Protocollo in entrata e uscita in mancanza
preposto;
-autorizzazione libere professioni e attività occasionali;
-Rapporti con Inps per scarico certificati medici e richieste
visite fiscali;
-Rilevazioni assenze mensili;
-Trasmissione assenze con riduzione di stipendio legge
Brunetta (assenze net);
-Trasmissione assenze con riduzione e assenza di stipendio
personale a tempo indeterminato alla Ragioneria Territoriale;
-Aggiornamento assenze e presenze personale con emissione
decreti congedi ed aspettative;
-Rilevazione scioperi;
-Rilevazione Legge 104;
-Timbrature e quadrature del personale Ata su programma
Vega ;
-Predisposizioni e verifiche delle richieste per piani ferie;
-Supporto: ricostruzioni di carriera – Progressioni di carriera.

UFFICIO RAGIONERIA:

-Liquidazione competenze fondamentali ed accessorie
personale supplente Docente e ATA
- Versamenti contributi assistenziali e previdenziali tramite
delega F24 EP
- Accessori fuori sistema ex-PRE96

- Rapporti con l’INPS
- Rapporti con la Ragioneria Territoriale dello Stato
- Registro decreti
- Adempimenti contributivi e fiscali
- elaborazione e Rilascio CU
- gestione trasmissioni telematiche (770,
IRAP, EMENS, DMA, UNIEMENS, ecc.).
- Liquidazione rimborsi missioni di serv
dipendente
- pagamento compensi Esami di Stato
- Pagamenti compensi accessori al personale dipendente
- Pagamenti esperti esterni
- Cura del Registro delle retribuzioni
- attività istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi
alle attività negoziali
- supporto coordinamento procedure di gestione e
rendicontazione- rilevazioni fondi ministeriali Covid
- Elaborazione dati per i monitoraggi e per il programma
annuale e per il conto consuntivo
- Elaborazione schede illustrative finanziare progetti PT
- Predisposizione incarichi e nomine docenti ed ATA.
- Collaborazione con il DSGA per l’Ordinativo Informatico
Locale: Mandati di pagamento e reversali d’incasso
- gestione file xml L. 190/2012 da inviare all’ANAC entro
il 31 gennaio di ogni anno.
- Pagamento delle fatture elettroniche
- Gestione dello split payement e versamento dell’IVA
all’Erario con delega F24 EP
- gestione del procedimento di ricezione delle fatture
elettroniche e relativi adempimenti sulla PCC
(Piattaforma Certificazione Crediti Commerciali
ad esempio, la comunicazione di assenza di posizioni
debitorie e dello stock dei debiti commerciali
- Predisposizione Indicatore di Tempestività dei Pagamenti
e pubblicazione in Amministrazione Trasparente
- Collabora alla gestione, insieme al DSGA, d
gestione documentale informatico “Segreteria Digitale”.
- Attività istruttoria procedure negoziali fondi ministeriali
predisposizione determine;
- Adempimenti connessi con il D. Lgv. 33/2013 e D. Lgv.
97/2016 in materia di amministrazione tras
particolare provvede a gestire e pubblicare:
- l’Indicatore (trimestrale e annuale) di tempestività dei
pagamenti
- La tabella relativa agli incarichi attribuiti agli esperti
esterni con i relativi Curriculum Vitae
- Pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez.
“Pubblicità legale Albo on-line”.

Predisposizione bandi e gestione documentazione
- predisposizione determine, contratti e relazioni con esperti
esterni;
- aggiornamento anagrafe delle prestazioni su portale P
- collaborazione progettazione e la gestione dei corsi
extracurricolari di lingue straniere (predisposizione calendario,
google forms per raccolta adesioni, comunicazioni
docenti/alunni, predisposizione pagamenti e quotidiani
aggiornamenti dati, supporto famiglie e alunni per pagamenti
su portale, predisposizione registri elettronici dei corsi);
- collaborazione con docenti per progetto ICDL (raccolta
iscrizioni attraverso google forms, supporto famiglie e alunni
per iscrizioni e pagamenti su portale, continuo aggiornamento
e trasmissione dati per attivazione esami e skills card);
-gestione portale Pago In Rete e sincronizzazione quotidiana
con applicativo Pagonline per l’esportazione dei versamenti
nei fascicoli personali alunni;
-supporto rendicontazioni progetti;
- collaborazione nella gestione dei progetti
europei;
-Richieste CIG/CUP/DURC
-Controlli sui fornitori in base alle linee guida n° 4 dell'ANAC
-Acquisizione richieste d’offerta
-redazione dei prospetti comparativi
-gestione delle procedure negoziali comprese quelle svolte sul
MEPA – Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione
-collaborazione con ufficio alunni per pratiche legate ai
versamenti degli studenti;
- supporto predisposizione atti per commissioni esami di
- controlli a campione MEF;
-parziale attività di editing sul sito web istituzionale
- Gestione archivio analogico;
-Gestione procedure per l’archiviazione digitale
-Gestione procedure per la conservazione digitale presso l’ente
conservatore;

- Cura e gestione inventariale del patrimonio
- tenuta dei registri degli inventari
- rapporti con i sub-consegnatari
- collaborazione con il DSGA e con il DS per l'attività
istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi alle
attività negoziali per gli acquisti di beni e servizi o per
l’esecuzione di lavori.
- Supervisione delle attività concernenti la distribuzione
dei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) al
personale ATA.

- Cura delle forniture relative alle cassette di primo
soccorso.
- Tenuta dei registri di magazzino
- carico e scarico dall'inventario
- Richieste CIG/CUP/DURC
- Controlli sui fornitori in base alle linee guida n° 4
dell'ANAC
- Acquisizione richieste d’offerta
- redazione dei prospetti comparativi
- gestione delle procedure negoziali comprese quelle svolte
sul MEPA – Mercato Elettronic
Amministrazione
- Emissione degli ordinativi di fornitura, compresi gli ODA
– Ordini Diretti di Acquisto, anche in adesione alle
convenzioni CONSIP, se attive
- carico e scarico materiale di facile consumo. Gestione
delle procedure connesse con la privacy e PCC;
- Distribuzione prodotti di facile consumo agli uffici e ai
docenti
- Distribuzione dei prodotti di pulizia ai collaboratori
scolastici
- Collabora con l’Ufficio amm.vo per le pratiche relative
agli acquisti.
- Comunicazione dei guasti all’ente locale (Provincia
Comune) e tenuta del registro delle riparazioni ancora da
effettuare.