I SERVIZI AMMINISTRATIVI

L’Istituto di Istruzione Superiore “Cesare Balbo” di Casale Monferrato consta di due plessi: la sede centrale ubicata in Via Galeotto del Carretto, 3 (Piazza Castello) e l’edificio “Lanza” di Via Vercelli, 1.

I Servizi amministrativi sono così dislocati: nel plesso di Piazza Castello hanno sede gli Uffici di Segreteria costituiti da:

• un ufficio che svolge tutti i servizi destinati agli alunni ed è aperto al pubblico esterno (genitori e non) secondo il seguente orario: dal lunedì al venerdì dalle ore 12 alle 13, il martedì e il giovedì dalle ore 15.30 alle ore 17.00; il sabato mattina gli uffici saranno a disposizione dei genitori dalle ore 11 alle ore 12,30;
• gli alunni potranno accedere agli uffici esclusivamente durante l’intervallo;
• un ufficio che svolge i servizi destinati a Docenti e personale A.T.A.;
• l’ufficio del Direttore dei Servizi Generali Amministrativi che coordina la gestione di tutti i servizi;
• gli uffici del Dirigente Scolastico e del Collaboratore Vicario.

Presso l’edificio “Lanza” è all’opera uno sportello per docenti, studenti e famiglie che garantisce i servizi di immediata utilità a studenti e docenti,  mantenendo costanti collegamenti con gli uffici della sede centrale. Il pubblico esterno può accedere a questo ufficio dal lunedì al sabato.

In questo plesso c’è altresì l’ufficio del Dirigente Scolastico.

L’Istituto di Istruzione Superiore “Cesare Balbo” ha individuato ed intende sviluppare e rafforzare i seguenti fattori-qualità nell’ambito dei servizi amministrativi:

• celerità delle procedure e riduzione tempo di attesa;
• trasparenza (in piena applicazione della legge 241/1990);
• informatizzazione dei servizi di segreteria.
• riduzione dei tempi di attesa agli sportelli;
• flessibilità degli orari degli uffici a contatto con il pubblico;
• tutela della privacy in ottemperanza alla legge 196/2003

Si sono altresì individuati i seguenti standard specifici per le singole procedure:

• la distribuzione dei moduli di iscrizione è effettuata “a vista” nei giorni previsti, in orario potenziato e pubblicizzato in modo efficace;
• il rilascio di certificati è effettuato nel normale orario di apertura della segreteria al pubblico, entro il tempo massimo di tre giorni per quelli di iscrizione e frequenza, e di cinque giorni per quelli con votazione e/o giudizi;
• gli attestati e i documenti sostitutivi del diploma sono consegnati “a vista”, a partire dal terzo giorno lavorativo successivo alla pubblicazione dei risultati finali;
• i documenti di valutazione degli alunni sono consultabili e stampabili attraverso il RE;
• le comunicazioni scuola-famiglia vengono rese più agevoli attraverso l’introduzione del Registro Elettronico e del Libretto Scolastico personale sul quale si registrano i risultati delle verifiche con firma del docente e controfirma del genitore che ne prende visione in tempo reale;
• il Dirigente Scolastico riceve  previo appuntamento telefonico e compatibilmente con gli impegni di dirigenza;
• l’istituto assicura all’utente l’efficacia e la correttezza del  contatto telefonico, stabilendo modalità di risposta che segnalino: il nome dell’istituto, il nome e la qualifica di chi risponde, l’ufficio o la persona in grado di raccogliere la comunicazione e/o fornire le informazioni richieste.

Per fornire un’adeguata informazione la scuola assicura la creazione di spazi ben visibili adibiti, in particolare, a raccogliere:

• la tabella dell’orario di lavoro dei dipendenti (orario dei docenti; orario scolastico, funzioni e dislocazione del personale A.T.A. amministrativo, tecnico e ausiliario);
• l’organigramma degli uffici (presidenza, vice presidenza e servizi);
• l’organico del personale docente e A.T.A.;
• gli albi di istituto.

Sono inoltre disponibili i seguenti spazi:                                                             

• bacheca sindacale;
• bacheca degli studenti;
• bacheca dei genitori;
• albo digitale;
• registro elettronico;
• sito internet;
• la presenza, presso l’ingresso e presso gli uffici, di operatori scolastici ben riconoscibili in grado di fornire all’utenza le prime informazioni per la fruizione del servizio (gli operatori scolastici in servizio presso l’istituto indossano il cartellino di identificazione in maniera visibile per l’intero orario di lavoro).